Il Manuale di gestione documentale, adottato dal Centro Culturale B. Margherita di Savoia O.P. – Biblioteca Giglio Rosso ai sensi dell’art. 5 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, è il documento attraverso il quale vengono definite le regole e i principi per la gestione della documentazione prodotta e archiviata dall'Associazione stessa.

Esso fornisce le istruzioni necessarie ad assicurare il corretto funzionamento della gestione dei flussi documentali e degli archivi

2.1 Aggiornamento del Manuale di gestione

Il Manuale di gestione viene aggiornato ogni qualvolta il Responsabile della gestione documentale lo ritiene opportuno, per recepire qualsiasi cambiamento intervenuto nel contesto organizzativo, tecnologico o normativo. Ogni nuova versione del Manuale viene adottata con Decreto del Presidente del CCBMDSOP-

Responsabile della gestione documentale richiede tempestivamente la pubblicazione di ogni nuova versione del Manuale di gestione sul sito internet.

2.2. La gestione della documentazione

Tutti i documenti prodotti, ricevuti o diversamente acquisiti devono essere oggetto di classificazione e conservazione al fine di garantire la trasparenza e la tranciabilità della comunicazione.

La classificazione è finalizzata alla corretta organizzazione nel sistema documentale di qualunque documento, ricevuto o prodotto, ed è obbligatoria per legge.

Il Piano di classificazione (Titolario) è lo strumento che consente di classificare la documentazione prodotta o ricevuta in titoli e classi, che rappresentano in maniera logica le funzioni e le attività.

La adozione del Titolario (Allegato 1) è necessaria per definire i flussi dei documenti tra le diverse unità organizzative, per consentire selezioni e ricerche e per ricomporre la documentazione per la sua archiviazione conservativa.

2.2.1 Apertura e chiusura dei fascicoli

I documenti cartacei sono archiviati all'interno di ciascun fascicolo, o, all'occorrenza, di ciascun sottofascicolo, secondo l'ordine cronologico di registrazione. L'organizzazione di un fascicolo in sottofascicoli può essere decisa anche in un momento successivo all'apertura del fascicolo stesso.

Ad ogni fascicolo deve essere attribuita una denominazione sintetica che ne rispecchi con evidenza il contenuto.

Un fascicolo viene chiuso all'esaurimento dell'affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell'ultimo documento associato al fascicolo stesso.

Contemporaneamente il fascicolo cartaceo viene conservato nell'archivio corrente rispettando l'ordine di classificazione fino al trasferimento nell'archivio di deposito. Se necessario, un fascicolo può essere riaperto per inserirvi nuovi documenti relativi allo stesso.

2.3 Responsabile della gestione documentale

Il Centro Culturale ha individuato il Responsabile della gestione documentale che assolve ai compiti di garanzia della leggibilità, dell’integrità, della riservatezza e dell’autenticità dei documenti, in modo che sia possibile esibire a terzi in qualsiasi momento il documento autentico, valido e rilevante a tutti gli effetti di legge

 

in particolare:

·         predispone il Manuale di gestione documentale del Centro culturale B. Margherita di Savoia O.P., definendo i principi e le regole di gestione documentale;

·         segue le operazioni di versamento verso l’archivio di deposito;

·          assicura il rispetto delle indicazioni contenute nel presente Manuale di Gestione e definisce le scelte organizzative connesse alla gestione documentale che il presente Manuale di Gestione rimanda alla sua competenza.

3.1. Il Titolario e la classificazione dei documenti

Il piano di classificazione dei documenti adottato è basato sul Titolario, che ordina secondo uno schema logico le funzioni e i compiti svolti.

Il Titolario deve assicurare nel tempo la rispondenza alle funzioni e attività.

Il Titolario è articolato su due livelli:

·         Titolo, corrispondente alle principali funzioni;

·         Classe, corrispondente alle attività, individua il singolo argomento nell'ambito del corrispondente

Il Titolario di classificazione è mantenuto aggiornato dal Responsabile della gestione documentale. Esso è uno strumento suscettibile di aggiornamento: esso deve infatti corrispondere sempre alle funzioni e competenze dell’Associazione

Tutte le integrazioni necessarie al Piano di classificazione devono essere proposte e concordate con il Responsabile della gestione documentale, che è l'unico abilitato ad autorizzarle, sentito il Presidente del Centro Culturale.

Il Piano di classificazione non è retroattivo: non si applica, cioè, ai documenti protocollati prima della sua introduzione. Ogni titolo e classe sono individuati da un codice numerico, che costituisce l’indice di classificazione, e da una denominazione indicativa del contenuto della voce.

La classificazione di un documento avviene associando a esso almeno una Classe del Titolario individuando quella più opportuna a identificare il documento. Si possono associare allo stesso documento più Classi, in funzione delle attività nell'ambito delle quali il documento viene trattato.

La classificazione in ogni momento della lavorazione è possibile modificare o integrare la classificazione già apposta a un documento. Spetta all'addetto al quale il documento è assegnato per la lavorazione verificare la correttezza della classificazione e, se necessario, modificarla di conseguenza.

4.1. Archivio corrente e di deposito

Presso il Centro culturale B. Margherita di Savoia O.P. – Biblioteca Giglio Rosso sono istituiti:

·         l’Archivio corrente cartaceo;

·         l’Archivio di deposito per gli atti non più occorrenti alla pratica ordinaria.

Indipendentemente dalla collocazione fisica del materiale, che costituisce l’Archivio, e dalle modalità tecniche e operative per la sua gestione l’Archivio è unico. La differenza tra Archivio corrente e Archivio di deposito è puramente gestionale.

4.1.1 Archivio corrente

Per Archivio corrente si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse corrente.

I documenti originali cartacei sono conservati nell'Archivio corrente almeno fino al mese di gennaio dell’anno successivo.

I fascicoli sono conservati a cura del Responsabili della gestione documentale in cartelle contrassegnate dagli specifici indici di classificazione. Sulle cartelle è indicata la classifica e riportato l'indice numerico dei fascicoli ivi custoditi.

4.1.2 Archivio di deposito

Per Archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione, verso i quali può sussistere tuttavia un interesse sporadico. Per questi atti è previsto un Archivio di deposito.

I fascicoli sono conservati a cura dal Responsabili della gestione documentale in faldoni sulla cui costola viene apposta una scritta che riporta: la denominazione dell’Associazione, l’anno, la classifica, la denominazione dei fascicoli e il numero progressivo del faldone.

4.2 L’accesso alla documentazione

L’accesso ai documenti originali analogici e la loro movimentazione, per straordinarie esigenze, deve essere

autorizzata dal Responsabile della Documentazione.

Se, per straordinarie esigenze legate alla consultazione, uno o più documenti o fascicoli vengono temporaneamente prelevati dall'archivio di deposito, deve essere compilata e sottoscritta una scheda con i dati dell’addetto che lo ha prelevato.

4.2.1 Procedura per il prelievo e la ricollocazione di fascicoli cartacei dell'archivio di deposito estratti per la consultazione.

Quando un fascicolo viene estratto dal faldone per la consultazione, viene inserito nel faldone un promemoria con il numero e titolo del fascicolo estratto, il nominativo del soggetto che lo ha preso in consultazione e la data di consegna; i medesimi dati, con l'aggiunta del numero progressivo del faldone da cui il fascicolo è stato estratto, sono riportati su una rubrica, tenuta in evidenza. Alla riconsegna, il fascicolo estratto viene reinserito nella sua posizione originale e sul registro viene annotata la data di riconsegna.

Periodicamente, viene effettuato un controllo sul registro suddetto, per verificare l'avvenuta riconsegna dei fascicoli estratti.

 

4.3. Conservazione dei documenti

4.3.1 Repertorio dei fascicoli

Ogni anno viene prodotto e inviato alla conservazione il Repertorio dei fascicoli prodotti specificando se essi risultino nel corrente o nello storico.

4.3.2 Versamento dei fascicoli nell'archivio di deposito

All'inizio di ciascun anno, il Responsabile della gestione documentale individua i fascicoli che non sono più oggetto di trattazione corrente, cura la compilazione del relativo elenco (ovvero utilizza il repertorio dei fascicoli) e il trasferimento nell'archivio di deposito, nel rispetto dell'ordine originale delle serie.

Una volta terminata la trattazione degli affari il Responsabile della gestione documentale dovrà provvedere ad eliminare dai fascicoli stessi tutto ciò che non fa parte integrante e può essere scartato.

Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l’organizzazione dei fascicoli e delle serie nell'archivio corrente, redigendo un verbale di consegna e curando il trasferimento fisico dei fascicoli. Il verbale di versamento cui l’elenco costituirà allegato indispensabile deve essere firmato dal Presidente dell’Associazione congiuntamente al Responsabile della gestione documentale

4.4 l’Inventario

L’ordinamento originario con il quale la documentazione è versata in archivio di deposito è mantenuto.

 

L’inventario è strutturato in 5 campi:

1) numero di busta

2) numero di fascicolo

3) oggetto del fascicolo e descrizione della documentazione contenuta

4) anno iniziale della documentazione

5) anno finale della documentazione

 

Per ciascuna serie sono stati riportati:

- il titolo

- la quantità dei “pezzi” contenuti (fascicoli)

- note introduttive esplicative

- la collocazione fisica

 

- gli estremi cronologici